Mit Beginn eines jeden Schuljahres im August wird im Schulverwaltungsblatt und per Mail an die Schulleitungen der Grundschulen ein neuer Durchgang des Hörwurms gestartet.

Die Jury kann erst nach Einsendeschluss die Preise bestellen, versucht aber, alle Benachrichtigungen noch vor den Osterferien auf den Weg zu bringen. Gelingt das nicht, erfolgt die Bekanntgabe und Preisverleihung nach den Osterferien.

Die Preisverleihung der 4 Hauptpreise findet seit 2025 im Medienzentrum der Region Hannover statt und wird in ein Rahmenprogramm aus Podcast zur Preisverleihung und kindgerechten Einblicken in die digitalen Welten der heutigen Bildungslandschaft eingebettet.